자동 발신 안내 음성, 어떻게 만들어야 끝까지 듣나

자동 발신은 전화를 거는 것까지가 시스템의 일이고, 상대가 끝까지 듣게 하는 것은 안내 음성의 일입니다. 녹음 스튜디오에 가기 전에 정해 두면 좋은 것들을 적습니다. 누구인지 먼저, 용건을 먼저, 짧게, 숫자는 천천히, 배경음 없이. 이 다섯 가지입니다.

첫 문장에서 누구인지 밝힙니다

받는 사람은 모르는 번호로 온 전화를 의심하며 받습니다. 첫 문장에서 “OO아파트 관리사무소입니다”처럼 누구인지 바로 밝히면 끊지 않고 듣는 쪽으로 기웁니다. 인사말이나 배경 음악으로 시작하면 그 사이에 끊을 여지가 생깁니다.

광고성 안내라면 이것은 요령이 아니라 요건입니다. 첫머리에 넣어야 하는 내용이 정보통신망법에 정해져 있으니, 문구는 고객사가 준비하고 필요하면 법률 자문을 받습니다. 광고와 안내의 구분은 광고 전화와 안내 전화, 무엇이 다른가에 정리했습니다.

용건을 먼저, 설명은 뒤에

“단수 안내입니다. 내일 오전 9시부터 12시까지 물이 나오지 않습니다.“처럼 결론을 먼저 말합니다. 왜 그런지, 무엇을 준비하면 되는지는 그다음입니다. 중간에 끊어도 핵심은 전달되게 하는 순서입니다.

길이는 짧게

안내 음성은 짧게 잡습니다. 저희가 설계할 때는 30초 안팎을 기준으로 두고, 그보다 길어지면 뒷부분을 듣지 않고 끊는 사람이 늘 수 있다고 봅니다. 전할 내용이 많으면 음성에서는 핵심만 말하고, 자세한 내용은 문자나 게시판으로 안내한다고 덧붙이는 편이 낫습니다.

숫자와 날짜는 천천히

날짜, 시간, 금액, 전화번호는 사람이 받아 적을 수 있는 속도로 읽습니다. 중요한 숫자는 한 번 더 반복합니다. 기계 음성이 아니라 사람이 녹음할 때 특히 놓치기 쉬운 부분입니다.

녹음 파일 형식

전화망은 일반 음악 파일보다 낮은 음질을 씁니다. 일반적인 녹음 파일은 저희가 전화용 형식으로 변환해 넣습니다. 특별한 형식을 요구하지 않습니다. 다만 배경 음악이나 효과음은 전화에서 지저분하게 들리는 경우가 많아 넣지 않기를 권합니다.

본 발송 전에 꼭 들어 보기

시스템에는 등록해 둔 테스트 번호로 먼저 걸어 보는 기능이 있습니다. 실제 휴대폰으로 받아서 들어 보면 스튜디오에서 들을 때와 다르게 들리는 부분이 있습니다. 그 뒤에 본 발송을 시작합니다.

녹음 전에 해 볼 것

문구 초안을 소리 내어 읽으며 시간을 재 보세요. 30초를 크게 넘으면 핵심만 남기고, 나머지는 문자나 게시판으로 안내한다고 덧붙입니다. 초안을 문의에 함께 보내주시면, 전화로 들었을 때 어떻게 들릴지를 기준으로 상담 때 같이 봅니다.